Cet article est tiré du Guide pratique de l’association, 14è édition 2021, édité par la fédération départementale de la Ligue de l’enseignement de Loire-Atlantique.
Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue sur un simple cahier ou sur un tableur informatique. Il est conseillé de tenir régulièrement à jour ce cahier aussi appelé journal de recettes/dépenses et de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.
L'EXERCICE COMPTABLE
La durée de l’exercice comptable est de 12 mois, mais peut être exceptionnellement inférieure ou supérieure en cas de premier exercice et/ou afin de régulariser une période. Cette période est généralement calée sur l’année civile, mais si les activités de l’association le nécessitent, elle peut être fixée sur une autre période, par exemple sur le calendrier scolaire.
LES JUSTIFICATIFS
En comptabilité, toute dépense ou recette, quel que soit son montant, doit être justifiée par une pièce comptable. C’est un document qui prouve la dépense (factures, tickets de caisse...) ou la recette (reçus de cotisation ou de don, factures de prestations, notifications de subventions…).
LE CLASSEMENT DES PIECES COMPTABLES
Il faut pouvoir retrouver à tout moment une pièce comptable et donc pour cela, procéder à un classement. Ce classement doit vous permettre de suivre les échéances de paiement ou de règlement et vous permettre de les retrouver aisément en cas de besoin.
Le classement est libre. Vous pouvez par exemple de ranger ces pièces dans deux classeurs séparés en deux parties recettes et dépenses : le premier contient le classement des factures payées et encaissées et le second celui des factures à payer et à encaisser. Les pièces sont numérotées et ce numéro est reporté sur votre outil d'enregistrement de la comptabilité (tableur ou logiciel de comptabilité...).
L'ENREGISTREMENT DANS UN CAHIER OU JOURNAL RECETTES/DEPENSES
Toutes les entrées et les sorties d’argent en caisse (monnaie) ou en banque sont enregistrées dans un cahier ou journal recettes/dépenses au fur et à mesure de leur réalisation. Cet enregistrement peut se faire sur un cahier papier, sur un tableur ou encore sur un logiciel comptable adapter à la comptabilité associative.
Pour chaque opération doivent figurer : le numéro de pièce comptable, la date, l’objet, le mode de paiement, le montant, le solde en banque ou en caisse, le rapprochement bancaire et si possible, la nature de l’encaissement ou du décaissement selon la nomenclature du plan comptable associatif. Si nécessaire, vous pouvez ajouter le numéro du chèque ou de virement le cas échéant.
Cet enregistrement dans un cahier (ou journal des recettes/dépenses) permet :
LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Il s’agit de comparer ce que vous avez écrit dans le cahier (ou journal de recettes/dépenses) avec les relevés bancaires. Cela permet de contrôler que les mêmes montants apparaissent sur votre outil et sur les relevés de la banque. Si des écarts sont constater, il faut aller rechercher d'où ils proviennent. Les erreurs les plus courantes sont dues à l’oubli d’enregistrement des mouvements de fonds entre la caisse et la banque.
PRESENTATION DES COMTPES ANNUELS
Lors de l’assemblée générale annuelle est présenté un rapport financier qui contient notamment les documents de synthèse suivants :
- Un état des recettes / dépenses de l’année écoulée appelé le plus souvent compte de résultat. Il regroupe et synthétise les écritures selon leur nature : achats, déplacements, téléphone, timbres… pour les charges et cotisations, participations, subventions, dons pour les produits. Le résultat déficitaire ou excédentaire provient de la différence entre le total des recettes (ou produits) et celui des dépenses (ou charges).
- Un inventaire du patrimoine de l'association appelé aussi bilan. Il répertorie, depuis la création de l’association, ce qu’elle possède et notamment ses biens, ses résultats excédentaires des années passées mais aussi ses créances et ses dettes.
Pour aller plus loin : voir les documents types en lien avec la thématique "finances"
Source : https://www.guidepratiqueasso.org/
Cette fiche pratique est tirée du Guide pratique de l’association, 14è édition 2021, édité par la fédération départementale de la Ligue de l’enseignement de Loire-Atlantique. Pour toute commande de ce guide, merci d'adresser un mail à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.